新人教育の担当必見!ビジネスマナー完全ガイド:基本マナー一覧と実践例

ビジネスマナー 人材育成
もとこ
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わたし、まともにビジネスマナーを教わったことないかも…

kusanagi
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大企業の場合、入社時の研修カリキュラムにビジネスマナーがあるから良いけど、中小企業の場合、研修をおこなう時間もないことがしばしば…。少なくとも基本的なビジネスマナーについて、改めて先輩たちが新人に教えるよう努力するのは大切です。

職場でのビジネスマナーは、新人がスムーズに業務に適応し、信頼関係を築くために不可欠なスキルです。ここでは、新人に教育するべきビジネスマナーの内容と、それぞれの具体例を紹介します。

はじめるにあたって

新入社員が来たら、なるべく早くビジネスマナーについて研修をおこないましょう。時間がたってしまうと「いまさら感」が出てしまいますので。

この記事の内容であれば、所要時間は1時間ほどで伝えられます。どんなに盛って話をしたとしても2、3時間ほどあればできる内容です。

もとこ
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時間が許すならば、各項目ごとに話し終わったら「何か聞きたいことある?」と聞いてあげましょう。新入社員が理解しているか確認してください。オープンドアな感じで気軽に聞ける雰囲気が大切ですよ!

教えるときに大切なこと

ここで一番大切なことを一つ。
先輩が新入社員にビジネスマナーを伝えるときの注意ですが、決して説教口調で話さないようにしましょう。入って早々、怒られてる感じは嫌ですよね…。

話をするときのコツは「自分も含めてだけど~」と付け加えることです。そうすることで、話しの対象が全員になるので新入社員だけが責められている感じを無くすことができます。

中小企業の場合は中途採用も多いですし、場合によっては年上にレクチャーすることもあります。新入社員とはいえ敬意を示しつつ教育を進めてください。

kusanagi
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以降から記載する情報は、基本的なビジネスマナーを簡潔に紹介しています。職場ごとにマナーやルールが異なることもあるので、アレンジして新人教育に活用してください。

1. 挨拶と礼儀

内容:職場での基本的な挨拶と礼儀正しい態度

  • 具体例
    • 朝の挨拶:「おはようございます」と笑顔で言いましょう。出社時には、上司や同僚にきちんと挨拶をすることが大切です。
    • 礼儀正しい態度:ドアを開けて待っている人に「ありがとうございます」と言うなど、常に礼儀正しい態度を心がけましょう。
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「挨拶はできてあたりまえ」と思わないようにしましょう。誰にまで挨拶したらよいか分からず、躊躇してしまう新人もいました。中小企業の場合そこまで人数も多くないので、職場で会う人には全員に挨拶するようアドバイスをすると、挨拶が多くなり雰囲気も変わります。

2. 名刺交換の方法

内容:正しい名刺の渡し方と受け取り方

  • 具体例
    • 渡し方:名刺は相手が読みやすいように、自分の両手で差し出します。「○○会社の△△と申します。よろしくお願いいたします。」と挨拶しながら名刺を差し出します。
    • 受け取り方:相手が名刺を差し出してきたら、両手で受け取ります。「ありがとうございます。頂戴いたします。」と一言添え、会話中はテーブルの上に置いておきます。会話が終わったら、丁寧に名刺入れにしまいます。
kusanagi
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わたしは新人の頃、クライアントに失礼な名刺の渡し方をしてしまい問題になりました…。それ以降、私がやらかしたせいで新人が入るたびに名刺交換の練習をさせます。中途採用だとしても、名刺交換の経験がない新人もいますので、かならず初めに練習をしておくといいでしょう。

3. 電話応対の基本

内容:電話の受け方とかけ方

  • 具体例
    • 受け方:「お電話ありがとうございます。○○会社の△△です」と会社名と自分の名前を名乗ります。
    • かけ方:「お忙しいところ失礼いたします。○○会社の△△と申します。□□様はいらっしゃいますか?」と相手の都合を伺う形で始めます。
もとこ
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職場により、かかってくる相手や電話の出方が異なってきますので、職場に応じた電話対応を丁寧に教えてあげてください。また、できる限り早い段階で、新人に電話対応を任せると職場に早くなじむことができます。

4. メールマナー

内容:ビジネスメールの書き方と送信時の注意点

  • 具体例
    • 書き方:件名は簡潔かつ具体的に。「【重要】〇〇についてのご確認」など。本文は「お世話になっております」などの挨拶から始め、要件を簡潔に述べます。
    • 送信前の確認:送信前に誤字脱字がないか、宛先が正しいかを確認しましょう。
kusanagi
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新人の場合、メールを送信する前に先輩がチェックしてあげると安心です。丁寧さの度合いや、相手がどういう人か、新人では分からない場合が多いので。

5. 身だしなみ

内容:ビジネスにふさわしい服装と身だしなみ

  • 具体例
    • 服装:会社のドレスコードに従い、清潔感のある服装を心掛けます。スーツの場合、シワや汚れがないように注意します。
    • 身だしなみ:髪型やネイル、アクセサリーは控えめにし、清潔感を大切にします。
もとこ
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ここは職場によって異なるので、社内ルールがあれば教えてあげましょう。クライアントを訪問する仕事が多い場合は、相手先のドレスコードに合わせることも重要です。トラブらない身だしなみを具体的に教えてあげてください。

6. 言葉遣い

内容:敬語や丁寧語の使い方

  • 具体例
    • 敬語:「~していただけますか?」、「お時間をいただきありがとうございます」など、適切な敬語を使います。
    • 丁寧語:「はい、そうです」と「うん、そうだね」の違いを理解し、常に丁寧な言葉遣いを心掛けます。
kusanagi
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割と新人のうちは大丈夫なのですが、慣れてきた頃のほうが言葉遣いは気を付ける必要があると(個人的には)思ってます。誰もが丁寧な言葉遣いをするなら揉め事も少ないです。なので先輩たちは自分たちも丁寧な言葉遣いをし、新人の良いお手本になるようにしていきましょう。

7. 報告・連絡・相談(ホウレンソウ)

内容:業務の進捗や問題発生時の報告、連絡、相談の方法

  • 具体例
    • 報告:業務の進捗状況を定期的に上司に報告。「現在の進捗は〇〇で、今後の予定は△△です」と具体的に伝えます。
    • 連絡:重要な連絡事項はメールやチャットだけでなく、直接口頭でも伝えるようにします。
    • 相談:問題が発生した場合、「〇〇について悩んでいます。□□のように対応したらどうでしょうか?」と自分の意見も含めて相談します。
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報告と連絡の違いですが、報告は仕事の依頼者に結果を伝えること。連絡は入手した役立つ情報を関係者に伝えることです。どちらも大切なコミュニケーションですので、スムーズにできるよう教育していきましょう。

8. 社内コミュニケーション

内容:同僚や上司との良好なコミュニケーションの取り方

  • 具体例
    • 積極的に話す:自分から報連相(ホウレンソウ)や雑談をすることで、職場の雰囲気を良くします。
    • 相手の意見を尊重する:会話中は相手の意見を尊重し、共感する姿勢を見せます。
kusanagi
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もしフランクな職場作りをしたいのであれば、先輩方から(ほどよく)雑談を交わしてみてはどうでしょうか。話しに乗ってくる人、一言しか返さない人など個人差はありますが、自由な発言をしていいんだ、ということは伝わりますよ。

まとめ

新人教育におけるビジネスマナーの習得は、職場での円滑なコミュニケーションと業務効率の向上に直結します。挨拶や名刺交換、電話応対、メールマナー、身だしなみ、言葉遣い、報告・連絡・相談(ホウレンソウ)、社内コミュニケーションなど、基本的なビジネスマナーをしっかりと身につけることで、新人は自信を持って業務に取り組むことができるでしょう。具体例を交えながら、わかりやすく教育することが重要です。

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