どうも、中小企業ブロガーのkusanagiです。今日は業務マニュアルの構成案についてお話しします。
業務マニュアルってどう作ればいいか悩みますよね…
マニュアルには構成の基本パターンがあるんです。それを学べば誰でも分かりやすいマニュアルを作成できますよ！
業務マニュアルは、一見作るのが難しそう…と感じますが、マニュアルを作成するときに基本となる「構成」を取り入れることで、誰でも簡単に、実用的なマニュアルを作成できます！
この記事では、業務マニュアルの構成案について解説します。これを活用すれば、読む人にとって直感的に理解でき、現場で即活用できるマニュアルが実現します。
なぜ構成が大切なのか？
構成とは、何を（内容）、どこで（順番）、どのように（形式）説明するのか、という業務マニュアルの構造を指します。
それで、しっかりとした構成に基づいて業務マニュアルを作成するなら、情報が整理され、優先順位が明確になります。
これにより、読み手は必要な情報をスムーズに探すだけでなく、重要なポイントをしっかりと理解することが可能です。そうすることで、作業ミスの減少や新人教育の効率化につながり、業務全体の質を向上させます。
構成は人間でいえば骨格のようなもの。業務マニュアルの軸となる大切な要素です！
誰にでも分かりやすいマニュアル作成を目指すなら、まず最初に構成案を検討することが大切なんですね！
わかりやすい業務マニュアルの構成案
業務マニュアルをわかりやすくするためには、読み手が「理解しやすい順序の構成」が重要です。以下に、業務マニュアル作成のための基本的な構成案を説明します。
自分たちの業務内容を、次から紹介する構成案に当てはめて、業務マニュアルを作ってみましょう。
1. 表紙
表紙は業務マニュアルの「顔」であり、読み手に最初の印象を考える重要な要素です。
表紙にはマニュアルのタイトル、対象者、使用目的などを記載し、内容を一目で確認できるようにします。これにより、読み手はマニュアルの内容を簡単に把握でき、必要な情報へアクセスしやすくなります。
表紙に記載する項目例
- マニュアルのタイトル
- 例：「新人向け業務マニュアル」
- 対象者
- 誰が読むべきか：新人、初めて作業する人など
- 使用目的
- 例：「1週間で基本業務をマスターするため」
- 作成日や作成者、承認者の情報（更新時に役立ちます）
- 注意事項
- 例：「作業前の注意事項」
- 例：「業務ルールが変更された場合は随時更新」
- 運用方法
- 例：「当マニュアルはサーバーに保管し、グループ内で閲覧することができます。ただし、データは読み取り専用とし、パスワードで閲覧制限をします。また、内容の修正、追加が発生した場合は責任者に速やかに報告してください。報告を受けて責任者は当マニュアルを改訂し、その旨グループ内に連絡します。」
時間が許すなら、読みたくなるような表紙デザインを検討するのも一つです。
2. 目次
目次は業務マニュアルの「地図」としての役割を果たします。
マニュアルの内容を一目で理解できるようにし、必要な情報に迅速にアクセスするためのガイドとなります。また、目次が明確で整理されていると、全体像がわかりやすく、使用者のストレスを軽減します。
目次のポイント
- 各章や項目ごとにページ番号を記載。
- 電子版の場合は、目次にリンクを付けることで閲覧性を向上。
目次例
- 基本業務の概要・・・・・・・ P.3
- 業務手順・・・・・・・・・・ P.5
- よくあるトラブルと対応法・・P.12
- よくある質問・・・・・・・・P.15
目次はただの検索ではなく、全体を理解するのにも役立つのですね！
3. 概要（はじめに）
業務マニュアルのはじめに記載する「業務概要」は、マニュアルの目的を示す重要な部分です。
業務の全体像や目的、重要性を細かく説明することで、マニュアルを初めて使う人でも、全体の流れが分かりやすくなります。
業務概要の種類
- 業務の目的と重要性（例：「この業務はクライアント対応の基礎です」）
- 業務フローの全体像（簡単な図解を使う）
- 新人が最初に習得すべきポイント
マニュアルのイントロで概要を説明するなら、読者が内容をスムーズに把握し、次の具体的な手順に集中できるようになります！
また、業務概要では専門用語を避け、誰にでも分かりやすい言葉を使いましょう。なるべく文字量を少なくし、簡単に読めるようにするのもポイントです。
4. 詳細手順
本文となる「詳細手順」は、業務マニュアルの核心部分であり、業務の進め方を具体的に説明するセクションです。この部分が分かりやすいと、新人教育や業務の効率化に大きく貢献します。
詳細手順を書くときのポイント
- 手順毎のタイトルを記載（例：「顧客情報の登録方法」）
- 箇条書きや番号で手順を説明
- 図解や写真、スクリーンショットを活用
- 注意点やチェックポイントも明記
具体例
- 顧客情報の登録方法
- システムにログインする
- 「カスタマー登録」タブをクリックする
- 必要な情報を入力し「保存」をクリック
詳細手順は、業務マニュアルの要（かなめ）です。さらに詳しくコツをつかみたい方は、以下の記事もご覧ください。
5.トラブルの解決方法
トラブルの解決方法は、予期せぬ問題が発生した際、新人が適切に対応するための重要なセクションです。
トラブルの解決方法を記載することで、焦りやミスを防ぎ、業務をスムーズに再開できます。また、解決の流れを明確することで、チームで統一した対応をすることが可能となります。
トラブルの解決方法を書くときのコツ
- トラブルをリストアップする
- 優先順位を決めて記載する
重要度が高いか、頻繁に起きるか、など記載の必要性を判断します。 - 具体的な解決手順をステップ形式で記載
1．電源コードを確認する
2．システムを再起動する
3．サポートに連絡する - 連絡のタイミングを確実に
問題が解決しない場合、どの段階で誰に連絡するべきかを具体的に書きます。 - 現場でテストを実施する
実際に新人に使用してもらい、分かりにくい箇所を修正します。 - 合理的に解決できる方法を記載する
必要最小限に情報を絞り込むことで、読み手がすぐ行動できる内容にします。
業務マニュアルにトラブル解決方法を記載しておくなら、その業務のノウハウを蓄積・共有することができ、中小企業にとって致命的な属人化を防ぐことができます！
6. FAQ（よくある質問）
FAQは、新人からよく聞かれる疑問について事前に記載することで、業務効率を向上させる働きがあります。
特に、新人や初めて業務を行う人にとって、FAQがあることで安心感を持つことができます。また、教える側も、現場で同じ質問をされる負担がなくなり、工数の削減にも繋がります。
FAQを作成するときのポイント
- 実際の質問を収集する
- 現場でよく聞かれる質問をベースに作成します。
- カテゴリ分け
- テーマごとに質問を分類し、探しやすくします。
- 定期的に更新する
- 新たな質問が生じた場合、FAQに追加で記載します。
- リンクや参照箇所を明示する
- 解決に必要なページへのリンクや、外部リソースのリンクを記載します。
FAQは、問い合わせの工数削減だけでなく品質向上に寄与します。また、新人が手厚いサポートを実感するのにも有効ですよ。
7. 用語集や関連リンク
業務マニュアルに用語集や関連リンクを記載することで、利用者の不明点を解消し、業務を効率的に進められるようになります。
特に専門用語については、社内や顧客と会話をするときなど非常に必要となる知識です。新人がスピーディーに独り立ちするためにも用語集を準備しておきましょう。
私も新人だった頃、先輩たちが話している専門用語の意味が分からず、仕事を覚えるのに苦労したことがありました…。そんなとき用語集があると便利ですね！
インターネットが当たり前になっているので、スマホやパソコンで用語を調べることもできますが、その会社や業界だけの専門用語も多く存在します。そういった用語をまとめておくと役立ちますよ。
まとめ：構成案で業務マニュアルを作ろう
わかりやすい業務マニュアルを作成するためには構成案が非常に大切です。構成案に沿うことで、利用者にとって読みやすく、直感的に理解しやすいものになります。
また、そうすることで情報の記載漏れを防ぎ、業務効率の向上や、ミスの削減といった実務的なメリットも得ることができます。ぜひこの記事を参考に、わかりやすい業務マニュアルを作ってください！
次に読むべき記事は「わかりやすい業務マニュアルの作り方のコツ」です。
こちらでは、具体的な手順や注意点をさらに詳しく解説しています。初心者でも迷わない内容となっておりますので、ぜひ参考にしてみてください。
