どうも、中小企業ブロガーのkusanagiです。今日は新人教育がストレスになる原因と対処法についてお話しします。
新人を教えるのって、メチャクチャ負担ですよね…
でも、ストレスを軽減する方法を知っていれば、状況は変わります。むしろ新人教育がやりがいある楽しい仕事になりますよ！
中小企業で新人教育を担当する、中堅社員や若手リーダーの皆さん、新人教育がストレスになっていませんか？
この記事では、新人教育をストレスフリーに行うための方法を具体的に紹介します。
新人教育がストレスとなる原因は？
新人教育がストレスとなる原因には、以下のような点が考えられます。
- 教育体制の未整備：
新人教育の仕組みが整っていないと、教育担当だけに任せきりとなり、大きな負担がかかります。 - 教え方が分からない：
そもそも教育をしたことがなく、経験やスキル不足のため負担に感じます。 - 通常業務との両立の難しさ：
通常業務と新人教育を同時に行うことで、時間的・精神的な余裕がなくなります。 - 新人との価値観の違い：
新人との価値観のズレがコミュニケーションの障害となり、ストレスを生むことがあります。 - 上司や先輩からのプレッシャー：
「新人を早く戦力化するように」という上からのプレッシャーが、不安やストレスの原因となります。
新人教育は、業務を教えるだけでなく、新人の適応や成長を見守りながら進める必要があり、教育担当にとって非常にプレッシャーなんですよ…
本当は、会社全体でフォローしながら新人教育できれば良いのですが、中小企業だとリソースが限られているので、担当者に任せきりになってしまうことも…。とりあえずストレスを軽減するため自力で何とかする方法を紹介します！
新人教育をストレスなく進めるポイントとは？
新人教育をストレスフリーに進めるためのポイントは4つです。
- 教育を仕組み化する
- 教えるスキルを向上しよう
- コミュニケーションを取ろう
- 周りを巻き込もう
具体例も含めて紹介していきます。
1．教育を仕組み化する
業務マニュアルや研修プログラムを作成することで、教育体制を整える、つまり「仕組み化」をするなら、担当者の負担を軽減できます。
業務マニュアルを用意することで、担当者が毎回ゼロから考える必要がなくなり、新人も自分のペースで学ぶことができます。
また、研修プログラムがあれば、新人は体系的に業務を学習でき、担当者も効率よく指導することが可能になります。
前もってやることが決まっていれば、新人教育も怖くないですね！！
教育の仕組み化にはメリットしかないんだ。
- マニュアルに沿って教えれば良いのでラク
- 新人が入ったら何度でも使いまわせる
- 誰が教育しても同じ内容になる（標準化）
- 新人もどこまで覚えたのか進捗管理しやすい
仕組み化の基本となる「新人教育プランを作るコツ」については次の記事もどうぞ↓↓
2．教えるスキルを向上しよう
さらに、教育担当者自身のスキルアップも重要です。ロジカルシンキングやコーチング技術を学び、指導力を高めることで、新人教育の質が向上します。
といっても中小企業では、外部での研修はお金がかかるので難しいことも…。そんなときは、図書館やインターネットを使ってお金をかけずに教育のコツを勉強しましょう。
以降から、実際に私が実践して役に立ったポイントをいくつか紹介します。
相手の目線に立って教える
新人は業務の全体像が見えていないため、細かい理解が追い付かないことが多々あります。そのため、相手の理解度に合わせて進めることが重要です。
例えば、業務フローを説明するとき、「全体像 → 各ステップ → 必要な注意点」の順に伝えると、新人が混乱せずに覚えることができるでしょう。
一方的に教えるのではなく、新人の反応を見ながら調整することで、新人に寄り添った教育が可能です。
相手に合わせるのはコミュニケーションの基礎ですよね！
新人のペースに合わせて伝えましょう。
要点を絞って簡潔に説明する
新人が一度に多くの情報を受け取ると、混乱しやすくなります。
そのため、教える際はシンプルな説明を心がけましょう。そうするなら新人の集中力を維持することができます。また、一度に少しずつ教え、新人の理解度に合わせてボリュームを調整するなら、合理的な教育が可能になります。
たまに、調子に乗ってマシンガントークしてしまう「話し好き」もいます…。必要な内容を、必要なタイミングで、必要な量だけ伝えるのがポイントです。上手にセーブして伝えましょう。
質問を上手に用いる
新人がきちんと理解できたか確認するためには、教えた後に質問を投げかけることが大切です。
また、質問しやすい雰囲気を作ることも重要です。 これにより、新人は気軽に相談でき、安心して業務を覚えられます。
新人は緊張しているので分かったふりをしてしまうことも…。教育担当は「いまの部分を自分の言葉で説明できそう？」と優しく尋ねることで、本当に理解したか確認することができます。
3．コミュニケーションを取ろう
新人が「自分で考えて行動しない」「言われたことしかしない」など、仕事に対する価値観の違いが、教える側にとってストレスになります。
しかし、そういった違いは「コミュニケーション」を通し相互に理解し合うことで解消していきます。そのためにも、日々の会話や定期的な面談を通して、新人がどのような考え方を持っているのかを理解するようにします。
大前提として価値観は押し付けるものではありません。まずは新人の価値観を理解することが大切です。
新人教育の際に、ムリして「価値観を押し付けなくていい」と考えると、教える側も気がラクになりますね！
そもそも価値観の共有は、ある程度の信頼関係を築いた後にしかできません。まずは慌てずに、コミュニケーションを通して信頼関係を築くことを優先しましょう。
また、コミュニケーションのコツとして聴く力（傾聴）を意識しましょう。相手の話を遮らず、良く聴くことで、新人の考えを引き出してあげます。そうするなら、新人の抱く不安や疑問について理解することができます。そして、その課題に寄り添いながら、適切なフィードバックを行うことで信頼関係を築くことができます。
コミュニケーションは、新人が業務を覚えられるよう助けるのを目的として行うのですね！
他にもコミュニケーションを通して、新人ができたことを具体的に褒めるのも効果的です。そうするなら「自分は間違ってないんだ」と安心でき、結果、教えてくれた教育担当を信頼するようになります。
4．周りを巻き込もう
新人教育がストレスになる大きな課題の一つが、リーダーや先輩からのプレッシャーです。 このプレッシャーを軽減するためには、教育担当者が孤独に悩まず、周囲を巻き込むことが非常に重要です。
まず、チーム内で協力体制を整えることが効果的です。 新人教育をチーム全体の課題として捉え、他のメンバーにも部分的に教育を依頼することで負担を分散できます。チーム全員でカバーする仕組みを作ると、新人にとっても多様な意見を聞けるというメリットがあります。
また、教育の進捗を定期的に上司に報告することも重要です。進捗を共有することで上司から具体的なアドバイスをもらえる場合もあります。さらに、状況を知っておいてもらうことで、教育担当も孤独にならず、不安を軽減することにも繋がります。
新人教育を「個人の責任」ではなく「組織全体の責任」として捉え、周囲を巻き込むんですね。
そうすることで、担当が一人で抱え込むことを避け、精神的負担を軽くすることができるんです。それに、他の人からの違った視点のアドバイスがあると、教育がもっとうまくいきますよ！
新人教育を成功させれば評価が上がる！
新人教育を成功させることは、担当者自身の評価向上に直結します。
教育担当者としての能力が認められれば、リーダーシップやマネジメントスキルが高く評価されるからです。成功することで組織全体のパフォーマンスが向上し、その成果は教育担当者の実績として評価されます。
私は昔、「業務はできて当たり前、業務ができる人を増やせるかが評価のポイント」と上司に言われました。後続の育成は、中小企業にとって成長するためのポイントだということです。
評価を上げるポイントとして、教育プロセスや進捗を定期的にし、上司からのフィードバックを反映させることです。また、新人が成長した成果を上司に伝えることも効果的です。
例えば、「入社2カ月で○○業務を完全に任せられるようになってきました」など、具体的な数字を示すことで、教育の結果に説得力を持たせることができます。
新人教育の成果を報告し、組織全体に貢献できることをアピールすることで、担当者としての評価を上げられるんですね！
このことを踏まえると、新人教育は決して貧乏くじではなく、自分の評価（収入）をアップさせるチャンスとも言えます！
自分の評価を高める方法については、こちらの記事もどうぞ。
まとめ：新人教育のストレスを減らし、組織で成長しよう！
新人教育のストレスを減らすためには、教育体制の仕組み化や教えるスキルの向上、コミュニケーションの工夫、周りを巻き込む力が重要です。
そうすることで、教育担当者の負担を軽減しつつ、チーム全体の生産性を向上させることが可能です。また、教育の成果が評価アップにもつながることを考えると、新人教育に対してモチベーションを保てるようになります。
新人教育は、個人だけでなく中小企業にとって成長の機会です。今回紹介したポイントを活用しながら、ストレスフリーな教育を目指してください。
次の記事では自分の評価をアップする方法をご紹介します。新人教育のその先を見据えた取り組みについて、さらに深掘りしていきましょう！
