どうも、中小企業ブロガーのkusanagiです。今日は名刺交換のセリフとポイントについてお話しします。
名刺交換ってルールだらけで、ちょっと怖いイメージがあります…
確かに抑えておくべき手順や考え方はありますが、何回か練習すれば身につけることができますよ。前もって準備しておいて、相手に失礼のない名刺交換を身につけておきましょう！
中小企業ではわりと営業部門を設けてない会社も多く、現場の人たちが直接お客さんと打合せをすることもしばしば。
そのため、普段、名刺交換をしたことが無い場合でも、急にお客さんと打合せをすることになり、名刺交換の手順が分からずアタフタするなんて場合もあります。
名刺交換はビジネスにおいて重要な礼儀の一つです。正しい手順で行うことで、相手に対して好印象を与えることができます。以下に、名刺交換の基本的な手順を詳しく説明します。
名刺の準備
- 名刺入れを用意する：名刺は名刺入れに入れて持ち歩きます。名刺入れはキズや汚れ、型崩れしていないビジネス向けのモノを用意します。
- 名刺の枚数を確認する：事前に十分な枚数の名刺を用意しておきます。
名刺を忘れた…何てことがないよう、普段から財布やカバンに取り分けて保管しておくと安心です。その場合、清潔で折れ曲がらないよう保管しておきましょう。
名刺交換を始める時のセリフ
- 挨拶の後に交換する：初めて会った際の挨拶が済んだら、名刺交換のタイミングです。
早速ですが、名刺を交換させていただいてもよろしいでしょうか？
と尋ねてから名刺交換を始めましょう。
名刺を差し出す時のセリフ
- 名刺を取り出す：名刺入れから名刺を取り出します。名刺は両手で持つようにしましょう。
- 両手で持つ：名刺は自分の名前や肩書きが相手から読みやすい向きで両手で持ちます。片手で名刺を渡すのは避けましょう。
- 挨拶をしながら差し出す：
○○会社の△△と申します。よろしくお願いいたします。
と挨拶しながら名刺を差し出します。
もし、相手から先に名刺を出された場合は、「申し遅れました、○○会社の△△と申します。よろしくお願いいたします。」と一言添えるのを忘れずに。
名刺を受け取る時のセリフ
- 相手の名刺を受け取る：相手が名刺を差し出してきたら、両手で受け取り、お礼を言います。
ありがとうございます。頂戴いたします。
相手も同時に名刺を差し出した場合
名刺交換の際、相手も同時に名刺を差し出してくることがあります。
その時は、まず右手で自分の名刺を持ち、左手で相手の名刺を受け取ります。
と同時に、自分の名刺を相手に差し出して、受け取ってもらいましょう。
そして、受け取った相手の名刺を、名刺入れの上に乗せて両手で持ち、名前を確認します。
同時に差し出した時は、自分の名刺を相手の名刺より低い位置で差し出すのがルールです。たまにお互いに下へ下へと、へりくだり競争が始まることもありますが（笑）
- 名刺を確認する：名刺を受け取ったら、一度確認し、相手の名前や肩書きをしっかりと覚えます。もし、部署名や名前の読み方が分からない時は、その場で確認しましょう。
大変失礼いたしますが、お名前をもう一度おっしゃっていただけますか？
名刺交換が複数人いる場合
- 順序を守る：名刺交換の際は、役職が上の順から名刺を渡すのがマナーです。まず相手の上司に名刺を渡し、その後に他のメンバーに渡します。また、自社の上司が同席している場合は、自社の上司が先に名刺交換をするよう配慮してください。
- タイミングを見計らう：複数人との名刺交換では、相手の動きをよく観察し、自然な流れで名刺交換を行います。
初対面の人たちの場合は、どの人が上司か分からないこともあります。その時は相手の動きを見て、先頭に来た人に渡せばだいたいOKです。その際は、自分たちも上司を先頭に並んでもらうとスムーズです。
名刺の扱い方
- まずはテーブルに置く：名刺を受け取ったら、すぐに名刺入れにしまうのではなく、着席するまで名刺入れと一緒に持ち続けます。着席したら、名刺はテーブルの上に置いておきます。
- 敬意を示す：名刺はその人自身を表す大切なものです。落としたり、折り曲げたりしないように注意します。
- 打合せ後に名刺をしまう：打合せが終わり、退席するときに丁寧に名刺入れにしまいます。
頂いた名刺を机に置くときは、相手の席順に合わせて置いておくと、どの人がだれか間違えずにすみます。
名刺交換が終わった後のセリフ
名刺交換後は、軽い自己紹介や話題を提供し、会話を続けるきっかけを作ります。
○○様のお仕事について以前から興味がありました。ぜひお話をお聞かせいただければ幸いです。
自社に戻ってからの名刺の処理
- 名刺を整理する：もらった名刺は大切な顧客情報です。無くさないよう名刺フォルダなどで保管しましょう。
- スキャンデータで保存：最近はスキャンデータで保存すると管理しやすく便利です。もし名刺管理システムがあれば、そこに登録し、社内で名刺を共有できるようにしておくと、新たなビジネスにつながっていきますよ。
私は名刺をもらったら、忘れる前にどんな人だったかを名刺にメモします。メモる内容は、見た目、推定年齢、仕事の内容、趣味などです。アナログなやり方ですが、後で思い出す助けになるのでおススメです。
まとめ：名刺交換で正しいセリフと手順を練習しよう！
名刺交換はビジネスの基本ですが、初めての場合は特に緊張しやすいものです。
今回紹介したセリフを前もって練習しておくことで、自信を持ってスムーズに名刺交換ができるようになります！
名刺交換はビジネスの場での第一印象を左右する重要な場面です。正しい言葉遣いと手順を身につけることで、相手に対して礼儀正しく、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
そのためには、焦らず丁寧な対応を心がけることが大切です。名刺交換を通じて新たなビジネスチャンスや人脈を築くための第一歩を踏み出しましょう。
ビジネスマナーについて次の記事で紹介しています。ぜひご覧ください。
