どうも、中小企業ブロガーのkusanagiです。今日は新人教育で自分の仕事ができなくて困っている人の解決策についてお話しします。
新人に付きっきりになるので、自分の仕事を進める時間が無くなっちゃうんですよね…
かといって、新人教育をおろそかにすると、なかなか新人が育たないので、いつまでたってもラクにならないことも…。ぜひこの記事から解決策を学んでください。
新人教育を担当している方が「自分の仕事ができない…」と感じることはよくあります。
特に中小企業は人員が限られており、少ないメンバーで新人教育を進めなくてはならないため、なかなか思うように時間が取れないことも多々あります。
今回の記事では、新人教育で自分の仕事ができない人に向けた、効果的な教育方法やサポートの仕方について、具体的な４つの解決策を紹介します。
新人教育で自分の仕事ができない人にオススメの方法
新人教育を、教える側の負担を少なくするためには、次の４つのポイントが大切です。
- 前もって教育計画を立てておく
- OJT（On-the-Job Training）の活用
- 業務マニュアルを用意する
- チームでサポートする
以降から、それぞれのメリットと具体的な方法について紹介していきます。
1. 前もって教育計画を立てておく
前もって教育計画を立てるメリット
新人教育の際、事前に計画を立てることは、教育を担当する側に多くのメリットをもたらします。以下に、その主な利点を詳しく解説します。
効率的な時間管理
計画を立てることで、教育内容が明確になり、効率的に時間を使えます。何を教えるべきか、どの順序で進めるべきかを把握することで、無駄な時間を減らし、限られた時間内で指導できます。
一貫性のある教育
事前に計画されたカリキュラムに基づいて教育を行うことで、新人全員に対して一貫性のある指導が可能になります。これにより、個々の新人による理解度の差を減らし、均一なスキル習得を促します。
進捗管理が容易
計画を立てることで、新人の進捗を把握できます。どの段階でどのスキルが身についているべきかが明確になるため、必要に応じて適切なサポートができるようになります。
不測の事態に対応しやすい
事前に計画を立てることで、予期しない問題が発生した場合にも柔軟に対応できます。計画があれば、進行を調整しやすく、教育の質を維持できます。
ストレスの軽減
教える側にとっても、事前の準備は安心感をもたらします。計画があれば、何を教えるべきか迷うことがなくなり、ストレスが軽減されます。自信を持って指導にあたれるため、より良い教育環境を提供できます。
評価の基準が明確になる
計画を立てることで、評価の基準も明確になります。教育の目標が明確になれば、新人の成長度合いを評価しやすくなります。これにより、フィードバックも効果的に行えます。
事前に教育計画を設定することは、新人のためだけでなく、教える人にとってもメリットが大きいんですね！
前もって教育計画を立てる具体的な方法
新人教育を成功させるためには、事前にしっかりとした教育計画を立てることが重要です。以下に前もって決めておく内容を紹介します。
1. オリエンテーションを計画する
初日にはオリエンテーションを行い、会社の文化やルール、業務の全体像を説明します。これにより、新人は職場の雰囲気を理解し、安心感を持ってスタートできます。
2. ビジネスマナー研修を計画する
職場でのビジネスマナーは、新人がスムーズに業務に適応し、信頼関係を築くために不可欠なスキルです。なるべく早い段階でビジネスマナーについて研修をおこないましょう。
3. 実務についての研修を計画する
新人に伝える具体的なスキルや知識をリストアップし、段階的に教える内容を設定します。各段階の期間やゴールを設定し、進捗を確認できるようにします。
4. 教育担当を決めておく
経験豊富な先輩社員を教育担当として配置します。教育担当は、新人の相談役となり、業務に関する疑問や不安を解消するサポートを行います。
5. 習得する業務の順番を決めておく
新人には、最初は簡単なタスクから始め、徐々に難易度を上げていく業務を割り当てます。これにより、無理なく成長を促し、成功体験を積ませることができます。必要ならトレーニングの時間も取り分けてください。
- ステップ1: 基本的な業務手順を教える
- ステップ2: 実際の業務にチャレンジ
- ステップ3: 応用的なタスクを担当
6. 業務マニュアルを準備する
業務に必要なマニュアルや教材を準備し、新人が自分で学習できる環境を整えます。いつでも参照できる資料を用意することで、新人の自主学習を促進します。
オリエンやビジネスマナー、実務の研修などは、何日もかけて実施するのはすごく負担です…。ですので、例えば1日1時間だけ研修を行い、他の時間は実務またはOJTを行うなら、他の業務を止めることなく、並行して教育を進めることができます。
2. OJT（On-the-Job Training）の活用
OJTを活用するメリット
OJTは、職場での実践を通じて新人を育成する方法です。この方法を用いることには、教える側にとって多くのメリットがあります。
実践的なスキルの伝授
OJTでは、日常業務を通じて実践的なスキルを直接指導できます。これにより、教える側は自分の経験やノウハウを具体的に伝えられ、新人は即戦力となるスキルを身につけやすくなります。教える側にとっても、自分の知識を再確認する機会となります。
コミュニケーションの強化
OJTでは、日常的にコミュニケーションが求められます。これにより、新人との信頼関係が築かれ、互いに意見交換がしやすくなります。教える側にとっても、新人の理解度を把握しやすく、適切なサポートが可能になります。
柔軟な指導が可能
職場の状況や新人の理解度に応じて、指導内容を柔軟に調整できるのもOJTの魅力です。これにより、個々の成長に合わせた指導が可能になり、教育の効果が高まります。教える側も、状況に応じた適切な指導法を見つけることができ、スキルアップにつながります。
コストの削減
OJTは、外部講師を招く必要がないため、コストを抑えた教育が可能です。また、実際の業務を進めながら教育を行うため、教育専用の時間を取る必要が少なくなります。これにより、教える側も通常業務を中断することなく指導ができます。
リアルタイムのフィードバック
業務中に直接フィードバックを与えられるため、新人の問題点をすぐに指摘し、改善策を示すことができます。教える側にとっても、新人の成長を実感しやすく、モチベーションの向上につながります。また、フィードバックを通じて自身の指導力を高めることができます。
OJTは、時間のない中小企業には王道の教育プランです！ うまく活用して自分の時間も確保しましょう。
OJTを活用する具体的な方法
以下に、OJTを活用する具体的な方法を紹介します。
1. 教育担当の配置
経験豊富な社員を教育担当として選び、新人の指導を担当させます。教育担当と新人が定期的にミーティングを行い、業務に関する疑問や不安を解消する場を設けます。
2. 業務の実践
新人に具体的な業務を担当させ、実際に手を動かしながら学習させます。初めは簡単なタスクから始め、徐々に難易度を上げていきます。業務を観察し、適宜フィードバックを行います。良い点と改善点を具体的に伝え、次のステップに活かせるように指導します。
実践する順番は以下の通り。
- 観察フェーズ: まずは先輩の業務を観察
- 実践フェーズ: 次に指導を受けながら実践
- フィードバックフェーズ: 最後に振り返りと改善点の指導
4. 定期的な振り返り
定期的に振り返りの時間を設け、学んだ内容や達成度を確認します。フィードバックをもとに、今後の改善点や新たな課題を明確にし、次のステップに進むためのアドバイスを行います。
5. ローテーション
部署や業務のローテーションを行い、様々な経験を積ませます。ローテーション後に振り返りを行い、各部署での学びを共有します。
OJTで教育を行うコツは、新人でもできる仕事から進めること。そうするなら新人が仕事を進めている間に、先輩は自分の仕事を進める時間も確保できます。
3. 業務マニュアルを用意する
業務マニュアルを用意するメリット
新人教育を効果的に進めるために、マニュアルや教材を用意することは非常に重要です。以下に、教える側にとっての具体的なメリットを紹介します。
指導の効率化
マニュアルや教材があれば、新人に対して一貫した情報を提供でき、指導が効率的になります。基本的な質問には教材を参照させることで、教える側の負担を軽減し、他の業務に集中する時間を確保できます。
教育の標準化
マニュアルを使用することで、新人が学ぶ内容が標準化され、教育の質が均一になります。どの教育担当者が指導しても、同じ基準で教育が進められるため、スキルのばらつきを防ぎます。
理解の促進
ビジュアルを用いた教材や具体例を含むマニュアルは、新人の理解を促進します。わかりやすい資料を提供することで、新人が業務を早く習得しやすくなり、教える側も説明がスムーズになります。
振り返りの材料
新人が学習を進める中で、マニュアルや教材を振り返りとして活用できます。これにより、自主的に復習が可能になり、教える側も個々の理解度に応じたフォローがしやすくなります。
業務マニュアルがあれば、教える側も説明が省略できるのでラクだし、間違えて教えてしまうことも防げるので安心です！
業務マニュアルを用意する具体的な方法
以下に業務マニュアルを用意する具体的な方法を紹介します。
1. 目的を明確にする
最初に、マニュアルや教材の目的を明確にします。新人がどのスキルを身につけるべきか、業務のどの部分を理解しておく必要があるかを把握しましょう。
2. 内容の構成を考える
以下のような内容で構成します。
- 基礎知識: 業界用語や基本的な業務内容について。
- 業務手順: 日常業務の具体的な流れや手順を詳細に記載。
- FAQ: 新人が抱えやすい疑問点をまとめておく。
3. ビジュアルの活用
イラストや図解を取り入れ、視覚的に理解しやすい教材を作成します。視覚情報は文章よりも記憶に残りやすく、新人の理解を促進します。
4. 段階的な内容設定
学習者の理解度に合わせて段階的に内容を設定します。基礎編から応用編まで順を追って学べるようにし、必要に応じて習熟度テストを挟みます。
5. フィードバックの組み込み
各セクションの最後に、理解度を確認するため質疑応答の時間を設けます。これにより、新人自身が学習内容を振り返ることができ、教える側も理解度を把握しやすくなります。
6. 電子化とアクセスの簡便化
業務マニュアルは電子化し、パソコンやタブレットでアクセスできるようにします。これにより、新人がいつでも参照できるので学習しやすくなります。また、電子化するなら更新も簡単になります。
7. 更新と改善のプロセス
新人教育を通じて、業務マニュアルを定期的に評価し、改善点を見つけます。フィードバックを収集し、更新を継続的に行うことで、より実践的な教材にしていきます。
中小企業では業務マニュアルが無いこともあります…。
そのような時は（かなりズルい方法ですが）OJTを進めながら新人に教育内容をまとめてもらい、最終的にそれを業務マニュアルとして、次の新人から運用するという手段もあります。
4. チームでサポートする
チームでサポートすることのメリット
新人を一人で教育するのが時間的に難しい場合は、チーム全体でサポートすることで多くのメリットが生じます。以下に、具体的な利点を紹介します。
負担の軽減
新人教育の負担が一人のメンバーに集中せず、チーム全体で分担できます。これにより、各メンバーが自身の業務をこなしつつ、効果的に新人をサポートできます。
フォローアップが容易
新人が複数のメンバーと関わることで、業務中のフォローアップがしやすくなります。誰かが手が空いている時にサポートできるため、新人が抱える疑問をすぐに解消でき、成長を促進します。
多様な視点からの指導
チーム全体で新人をサポートすることで、さまざまな視点や経験からのアドバイスが得られます。異なるスキルを持つメンバーがいることで、新人は多角的な学びを得られ、柔軟な思考を養えます。
コミュニケーションの促進
チームで新人をサポートすることは、メンバー間のコミュニケーションを活性化させます。新人教育を通じて、チーム内のコミュニケーションが深まり、結束力が高まるという副次的な効果があります。
新人は「チーム全員で育てる」。これができれば負担が分散されるので助かります。
チームでサポートする具体的な方法
以下にチーム全体でサポートする具体的な方法を紹介します。
1. 教育担当を複数選定
チーム内から複数のメンバーを教育担当として選びます。それぞれが異なる分野を担当し、新人に多様な視点を提供します。
2. 定期的なミーティング
新人と教育担当たちが定期的に会話する機会を設け、業務上の疑問や不安を解消します。
3. 役割分担を決める
新人に関する指導やサポートの役割をチームメンバー間で役割分担します。例えば、業務の基礎知識を教える担当と、専門スキルを教える担当に分けることで、新人に対する指導が効率的になります。
4. チェックリストの共有
新人教育用のチェックリストを作成し、チーム全員が共有します。これにより、どの段階でどのスキルを教えたかを把握できます。
5. グループディスカッション
新人とチーム全員で定期的にディスカッションを行い、新人教育の進捗や疑問点の解消を図ります。
チーム全員で新人を教育するときのポイントは、チーム内でのコミュニケーションです。教育内容に抜け漏れが出たり、逆に重複しないよう、情報共有をしながら教育計画を進めましょう。
新人教育と自分の仕事をバランスよく！
新人教育で自分の仕事ができないと感じることはありますが、適切な教育方法とサポート体制を整えることで、新人も教育担当者も成長できます。
日々の業務の中でコミュニケーションを大切にし、相互に成長できる環境を作りましょう。これらの解決策を実践することで、新人教育の効果が上がり、チーム全体の生産性向上にもつながります。
